会社に関するもの

□履歴事項全部証明書(登記簿謄本)

60日以内に発行されたもの(年金事務所によっては3ヶ月以内)
社会保険加入にあたっては原本(コピー不可)が必要です。とりあえず手元にあるものをfax等してください。まれに登記の変更が済んでおらず、実態と違う場合があります。その時はその内容を教えてください。

□代表取締役印、銀行届出印、ゴム印(住所・会社名・代表者名等刻まれているもの)

いずれの印もお預かりはいたしません。その場で提出書類に押印します。銀行届出印は社会保険料を口座振替で納付したい場合に必要です。

□会社名義の通帳のコピー(銀行名・店名、口座名義、口座種類、口座番号等がわかるところ)

社会保険料を口座振替で納付したい場合に必要です。

□賃貸借契約書等

履歴事項全部証明書の住所と違う住所を役所からの連絡先にしたい場合に必要です

※「履歴事項全部証明書はビル・マンションの号室入れてない。社会保険の役所からの郵送物にはビル・マンションの号室を入れてほしい」。こういう場合でも賃貸借契約書等が必要です。

社会保険に加入される人に関するもの

□年金手帳(年金手帳に記載されている基礎年金番号、氏名、生年月日、性別の部分のコピー)

年金手帳は、役員・従業員本人だけでなく、被扶養者にしたい配偶者の年金手帳も必要です。

※年金手帳が見つからない場合、年金事務所で年金手帳再交付申請を行ってください。

この申請には、年金加入履歴を伝える必要があります。従いまして、可能な限り正確な年金加入履歴を整理しておいてください。(例えば、年金事務所で管理している年金加入履歴は会社名等です。お店の名前等でなく可能な限り会社名等を伝えられるようにしておいてください)。

□役員報酬額(役員)、給与額(従業員)、通勤費用がわかる書類

□現住所のわかるもの

年金手帳の住所が現住所であれば不要です。

※役所が本人に郵送する場合(年金案内等)に、本人に「確実に・なるべく早く」届く住所を記載します(履歴事項全部証明書に住所記載されている代表者でも、その住所と同一である必要はありません。単身赴任等の場合でも、住民票と同一である必要はありません。)(帰化に伴って資格取得する場合などは確認が必要です。)

□被扶養者(健康保険の扶養に入れたい人)に関するもの

「家族異動届」を本人に記入・押印して頂き、その後「協会けんぽの扶養Ⅰ」により、扶養に入れるかどうかを確認、入れることの確認後「協会けんぽの扶養Ⅱ」により、被扶養者に関する必要なものを確定していきます。

□認印

配偶者を被扶養者にする場合、必要になります。

□電話番号

配偶者を被扶養者にする場合、配偶者の電話番号も必要になります。

その他

□外国籍の人は、在留カードのコピー(表面と裏面)、名前のフリガナ。

□マイナンバーの記載は、H29-4-24現在ありません(健康保険組合、協会けんぽは記載義務化されていますが、日本年金機構はまだです)。

□事業所の現況、パートさん等の就労状況等の記載もありますので、書類・帳簿等のある場所でお打合せするのが効率的です。

□社会保険の手続は、都道府県市町村といった地域レベル、職員の判断によって変わることがあります。会社で手続を進める場合、事前に電話等で確認することが効率よく手続きを進めるコツです。

↓例えば・・・

新規適用年月日(社会保険の会社加入日)は、新規適用届を提出した日。但しそれ以前から要件満たしている場合は、その事案が発生した日。但しさかのぼれるのは提出した月の初日まで。

※さらにさかのぼりたい場合、年金事務所により対応が異なります。

①横浜南年金事務所
出勤簿、賃金台帳(※※)をつけて。但し、さかのぼりたい(遡及したい)日よりも以前から働いている人がいれば遡及は認められない

②横浜中年金事務所
出勤簿、賃金台帳をつけて。理由書等は特に要求してない。

③世田谷年金事務所
遡及加入は、事案発生年月日が特定できる書類(出勤簿、賃金台帳等)が必要

④横浜西年金事務所
理由書等をつけてもらえれば通る可能性は高いと思う。但し内容によるので絶対とはいえない。いずれにしても60日以上の遡及はダメ。

⑤港北年金事務所
理由書をつけて

※※賃金台帳に代わるものとして「給与所得に関する所得税源泉徴収簿」は認められません(総支給額しかわからず、内訳がわからないためです)。